Tre oppgaver små bedrifter kan automatisere med AI

De fleste som spør om AI har ikke lyst på et system. De har lyst til å slippe en oppgave. Ofte den samme oppgaven, hver uke, som ikke krever noen særlig vurdering, men som likevel må gjøres av et menneske fordi det ikke finnes noe annet alternativ.

Det er der automatisering faktisk gir noe. Ikke i store visjoner om at maskinen tar over, men i tre eller fire konkrete oppgaver som slutter å ta hele formiddagen. Her er tre av dem som går igjen hos små bedrifter, og hva som må være på plass for at de skal fungere.

Oppgave 1. Utkast til svar på henvendelser

De fleste som får henvendelser gjennom nettsiden eller e-post svarer på mye av det samme. Hva koster det, hvor holder dere til, kan dere ta jobben i mai, har dere gjort noe lignende før.

Et oppsett som fungerer i praksis leser innkommende e-post, sorterer den etter hva den handler om, og legger et forslag til svar i utkastmappen din. Forslaget bruker din egen tone, henter riktig vedlegg og fyller inn det som er kjent fra før. Du leser gjennom, retter det som må rettes, og sender.

Gevinsten er ikke at svaret skrives for deg. Gevinsten er at du starter fra åtti prosent i stedet for fra blankt ark, og at du slipper å lete etter riktig prisark eller riktig referanse hver gang.

Det du må ha på plass først er ganske enkelt. En liten samling av svarene du allerede sender, slik at tonen blir din og ikke generisk. Og en tydelig regel for hva som aldri skal ha et ferdig utkast, for eksempel klager og alt som handler om penger som allerede er betalt.

Oppgave 2. Innhold på to språk

Hvis du selger til både norske og internasjonale kunder, dobler alt innhold seg. Produkttekster, artikler, nyheter, sider på nettstedet. I praksis blir det ofte til at den ene språkversjonen sakker akterut, og til slutt stemmer den ikke lenger med den andre.

Her kan automatisering gjøre en stor del av jobben. Når en norsk tekst er ferdig, lages et engelsk utkast som følger meningen og tonen i originalen, ikke bare ordene. Faguttrykk og produktnavn holdes fast gjennom en liste over ord som alltid skal oversettes likt, eller ikke oversettes i det hele tatt.

Så leser du gjennom. Det er raskere å rette en oversettelse enn å skrive en, og du oppdager fort at det er de samme tingene som trenger justering hver gang. De justeringene kan legges inn i oppsettet, slik at neste tekst kommer nærmere.

Ett viktig forbehold. Juridisk tekst, garantivilkår og alt som er bindende bør oversettes av et menneske som kan feltet. Der er risikoen for stor til at et utkast er godt nok.

Oppgave 3. Rydding i skjemaer og lister

Dette er den kjedeligste av de tre og ofte den som gir mest tilbake.

Mange små bedrifter tar imot informasjon i skjemaer. Påmeldinger, bestillinger, forespørsler, timelister, avviksmeldinger. Informasjonen kommer inn i én form og skal ende opp i en annen. Noen sitter og kopierer felt fra en e-post til et regneark, eller fra et regneark til et fagsystem.

Et oppsett her tar imot innsendingen, vasker feltene, gjenkjenner det som hører sammen og legger det inn på riktig sted. Telefonnumre får samme format. Navn som er skrevet på tre måter blir gjenkjent som samme kunde. Manglende felt blir merket i stedet for å bli borte.

Dette er ikke spesielt avansert, og det er nettopp derfor det er verdt å gjøre først. Det er repeterende, det har tydelige regler, og feil er lette å oppdage.

Hva som må være på plass før du starter

Fire ting avgjør om et automatiseringsprosjekt blir nyttig eller bare nytt.

Oppgaven må gjentas. Hvis den skjer to ganger i året, er det raskere å bare gjøre den. Se etter noe som skjer ukentlig eller oftere.

Det må finnes en regel. Ikke nødvendigvis en enkel regel, men en du klarer å forklare. Kan du ikke forklare hvordan du selv avgjør noe, blir det vanskelig å sette det opp.

Feil må være til å leve med. Start med oppgaver der en feil oppdages og rettes, ikke der en feil går rett ut til en kunde uten at noen ser den.

Noen må godkjenne. I alle tre eksemplene over er det et menneske som trykker send. Det er ikke en begrensning som skal fjernes senere. Det er selve poenget.

Hvor grensen går

Det finnes oppgaver som ser ut som gode kandidater, men som ikke er det.

Alt som krever at noen tar ansvar bør ha et menneske i midten. Det gjelder tilbud som er bindende, svar på klager, personalsaker og alt som handler om helse eller sikkerhet. Det gjelder også vurderinger der konteksten er viktigere enn teksten, for eksempel når en kunde er misfornøyd og egentlig ber om noe annet enn det de skriver.

Og så er det et personvernspørsmål. Sender du kundedata til en tjeneste, må du vite hvor den ligger, hva som lagres og hva som brukes til videre trening. Det er en avklaring som må tas før oppsettet, ikke etter.

Slik starter du uten et stort prosjekt

Velg én oppgave. Den som irriterer mest, ikke den som virker mest imponerende. Mål hvor lang tid den tar i dag, ærlig, med klokke. Sett opp automatiseringen for akkurat den ene oppgaven, og la den gå i to uker mens du fortsatt sjekker alt manuelt.

Etter to uker vet du to ting. Om den faktisk sparer tid, og hvor den bommer. Da kan du velge om du vil utvide, justere eller la det være. Det er en billig måte å finne ut av det på, og den er langt tryggere enn å bygge et system rundt en antakelse.

Har du en oppgave du mistenker kan gjøres enklere, beskriv hvordan den fungerer i dag. Du får et ærlig svar på om den er verdt å automatisere.